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Die Offene Sprechstunde bietet zahlreiche Vorteile und Chancen für Ihre Praxis. Indem Sie die Flexibilität, finanzielle Vorteile und die Möglichkeit nutzen, können Sie Ihre Praxis langfristig erfolgreich führen. Denken Sie daran, dass eine gute Praxisorganisation, patientenorientierte Versorgung und eine sorgfältige Planung der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung der Offenen Sprechstunde sind. Nicht zuletzt bildet ein abgestimmtes Abrechnungsmanagement die Basis für diie erfolgreiche Integratioin der Offenen Sprechstunde.
Verwandeln Sie mögliche Herausforderungen in Chancen und nutzen Sie die Offene Sprechstunde als Mittel, um Ihre Praxis zu verbessern und informieren Sie sich in unserem Blogartikel über die einfache Umsetzung in Ihrem Praxisalltag. Schaffen Sie Sicherheit und Rahmenbedingungen und nutzen Sie die Offene Sprechstunde gekonnt als Einnahmeressource.
Offene Sprechstunde als Chance für Ihre Praxis
Die Offene Sprechstunde ist bereits seit dem 01.09.2019 für Facharztgruppen in Deutschland verpflichtend. Diese müssen mindestens 5 Stunden die Woche (je Arzt und voller Zulassung) als Offene Sprechstunde anbieten und das Angebot auch nach außen für Patientinnen und Patienten kommunizieren, bspw. über die Website, Aushänge und Anrufbeantwortersprüche. Auch die KV ist über die Sprechzeiten zu informieren. Den Praxisteams wird die Gestaltung der Offenen Sprechstunde selbst überlassen, sodass sie die Dauer, Zeitpunkt und Kapazitätsgrenzen der Offenen Sprechstunde selbst entscheiden können. Die Offene Sprechstunde bietet neben den gesetzlichen Vorgaben auch zahlreiche Vorteile für Ihre Praxis, wenn Sie zu folgenden Fachgruppen der EBM-Kapitel 6, 7, 8, 9, 10, 14, 16, 18, 21 und 26 gehören (alphabetische Ordnung):
- Augenarzt
- Chirurg
- Dermatologe
- Gynäkologe
- HNO-Arzt
- Kinder- und Jugendpsychiater
- Nervenarzt
- Neurochirurg
- Neurologe
- Orthopäde
- Psychiater
- Urologe
Flexibilität und Patientenzufriedenheit
Die Offene Sprechstunde ermöglicht Patientinnen und Patienten einen leichteren Zugang zu medizinischer Versorgung, da sie auch ohne vorherige Terminvereinbarung und ohne Überweisungsschein in die Sprechstunde kommen können. Dies steigert die Flexibilität und Komfort für Patientinnen und Patienten und kann gleichzeitig die Patientenzufriedenheit erhöhen. Ein Anrecht auf eine Behandlung, außer im Notfall, haben die Patientinnen und Patienten in der Offenen Sprechstunde jedoch nicht. Hier ist das Praxisteam gefragt zu filtern wer, wann, wie dran kommt und wer gegebenfalls einen Ausweichtermin wahrnehmen kann. In einer Zeit, in der die Ansprüche an den Service in der Gesundheitsversorgung steigen, kann eine gut umgesetzte Offene Sprechstunde ein wertvoller Wettbewerbsvorteil für Ihre Praxis sein. Auch für die Neukundengenerierung kann es für vereinzelte Praxen von Vorteil sein, dass Patientinnen und Patienten Arzt und Praxisteam aufsuchen und kennenlernen können.
Mögliche Herausforderungen und Lösungen
Bei der Implementierung der Offenen Sprechstunde können einige Herausforderungen auf Sie und Ihr Praxisteam zukommen. Hier sind einige mögliche Schwierigkeiten und Lösungsansätze:
- Kapazitätsmanagement: Eine gesteigerte Anzahl von Patientinnen und Patienten ohne vorherige Terminvereinbarung kann die Praxisbelastung erhöhen. Eine sorgfältige Planung der Sprechstundenzeiten und eine realistische Einschätzung der Kapazität Ihrer Praxis sind essenziell. Leider bewahrt es Sie nicht davor, dass mitunter mehr Patientinnen und Patienten in die Offene Sprechstunde kommen, als Sie und Ihr Praxisteam versorgen können. Hier ist eine professionelle Patientenkommunikation gefragt, die Sie aktiv durch Weiterbildungsangebote unterstützen und so Ihr Team stärken können. Sie könnten bei andauernder erhöhter Nachfrage auch erwägen, zusätzliches Personal einzustellen oder die Offene Sprechstunde auf weitere Ärzte aufzuteilen, um eine Überlastung zu vermeiden. Eine gute Unterscheidung nach Auswahlkriterien und Transparenz welche Patienten nun behandelt werden und welche nicht, schafft Klarheit auf allen Seiten. Mitunter ist es überlegenswert zu entscheiden, ob Offene Sprechstunden von Ärzten zusammengelegt und gleichzeitig statt finden oder aber zwecks Entzerrung Offene Sprechstunden einzelner Ärzte nicht gleichzeitig stattfinden.
- Wartezeiten: Da die Offene Sprechstunde ohne Terminvereinbarung erfolgt, kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Versuchen Sie, dies zu minimieren, indem Sie die Patientinnen und Patienten regelmäßig über den aktuellen Stand informieren und ihnen eine angenehme Warteumgebung bieten. Nutzen Sie die Wartezeit, um informative Broschüren oder Gesundheitsinformationen anzubieten. Sie könnten darüber hinaus auch auf digitale Helfer zurückgreifen, bspw. bietet dubidoc einen Wartezimmer-Manager an, dieser ermöglicht Patientinnen und Patienten eine Wartezeitprognose und bietet auch ein Warten außerhalb der Praxis an.
- Patientenmanagement: Mit der Offenen Sprechstunde kann es schwierig sein, den Behandlungsbedarf und die Prioritäten der Patientinnen und Patienten einzuschätzen. Sprechen Sie mit den Patienten über ihre Symptome und analysieren Sie deren Dringlichkeit. Werben Sie durch klare Kommunikation für Verständnis und Nachsicht, bieten Sie wenn möglich Alternativlösungen und -termine an. Wenn möglich, kann es hilfreich sein, ein separates Team oder dedizierte Räumlichkeiten für die Offene Sprechstunde zu planen und einzurichten.
- Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Patientinnen und Patienten klar mitteilen, wie die Offene Sprechstunde funktioniert. Geben Sie die Sprechzeiten deutlich auf verschiedenen Kanälen bekannt, um Missverständnisse zu vermeiden. Klären Sie auch Ihre Mitarbeitenden über die Abläufe und Verantwortlichkeiten in der Offenen Sprechstunde auf, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Ehrlichkeit und lösungsorientierte Kommunikation sind hier die entscheidenden Faktoren. Stärken Sie Ihr Team mit Kommunikationsschulung, sodass sich die Teammitglieder sicher im Umgang und der Patientensteuerung fühlen und gekonnt die Gespräche leiten.
Extrabudgetäre Vergütung und Praxisfinanzen
Die Offene Sprechstunde wird extrabudgetär vergütet, was bedeutet, dass die Leistungen in voller Höhe erstattet werden – bis zu maximal 17,5 Prozent der Arztgruppenfälle. Dies kann einen erheblichen finanziellen Vorteil für Ihre Praxis bedeuten, insbesondere wenn Sie die Kapazität haben, zusätzliche Patientinnen und Patienten zu behandeln. In der Abrechnung muss die Behandlung als Offene Sprechstunde gekennzeichnet werden, zusätzliche Angaben, wie bspw. die Uhrzeit entfallen. Eine gute Planung und Organisation der Offenen Sprechstunde kann dazu beitragen, Ihren Umsatz proaktiv zu steigern und Ihre Praxisfinanzen zu stabilisieren.
Tipp: So kennzeichnen Sie die Offene Sprechstunde richtig
Die Vermittlungsart Offene Sprechstunde ist für die Abrechnung und den Abrechnungsschein unter durch die Fachärte zu kennzeichnen. Die Kennzeichnung erfolgt in der Praxisverwaltungsoftware über die Feldkennung 4103 (Vermittlungsart/Kontaktart) mit „4 = offene Sprechstunde“.
Tipp: Was ist, wenn der Patient bereits zur regulären sprechstunde im Quartal erschienen ist?
Hierfür muss kein neuer Fall angelegt werden. Die Abrechnung erfolgt unter Offene Sprechstunde auch bei Folgekonsultationen, wenn diese bei der gleichen Facharztgruppe erfolgen. Für MVZ und FÜG müssen Behandlungsscheine erstellt werden. Sind keine gesondert berechnungsfähigen Leistungen (GOP) in der Offenen Sprechstunde ausweisbar, ist der Behandlungstag mit der GOP 88210 zu kennzeichnen.
Neupatientengewinnung und patientenorientierte Versorgung
Durch die Verpflichtung zur Bekanntgabe der offenen Sprechstundenzeiten auf verschiedenen Kanälen wie dem Anrufbeantworter, der Website oder Aushängen wird Ihre Praxis ins Rampenlicht gerückt. Dies kann dazu führen, dass potenzielle Neupatientinnen und Neupatienten auf Ihre Praxis aufmerksam werden und diese besuchen. Die Offene Sprechstunde ermöglicht es Ihnen, neue Kunden zu gewinnen und Ihre Patientenbasis zu erweitern. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihr Praxisprofil zu stärken und neue Kontakte zu knüpfen. Leistungen für Neupatienten werden extrabudgetär und damit in voller Höhe vergütet. Hierbei ist darauf zu achten, dass bei der Abrechnung Neupatient auch gekennzeichnet wird. Als „neu“ gilt, wer in den vergangenen zwei Jahren nicht in der Praxis behandelt wurde (8. Quartale, wobei das aktuelle Quartal mitgezählt wird) oder erstmalig in der Praxis behandelt wird. Ein kleiner Hinweis: diese Regelung gilt nicht für neugegründete oder neu übernommene Praxen oder, wenn Patientin oder Patient die Krankenkasse wechselt oder aus dem Selektivvertrag ausscheidet. Weitere Sonderregelungen gelten überdies für BAG oder MVZ: hier sind Neupatientinnen und Neupatienten auf maximal zwei Arztgruppen pro Praxis beschränkt, wenn ein Patient eine BAG oder ein MVZ aufsucht. Ausgeschlossen sind Anästhesie (jedoch nicht Schmerztherapeutie), Humangenetik, Laborärzte, Mund-Kiefer-Gesichts-Chirurgen, Nuklearmediziner, Pathologen und Radiologie.
Die Offene Sprechstunde ermöglicht eine patientenzentrierte Versorgung, da Patientinnen und Patienten auch ohne Überweisung und lange Wartezeiten behandelt werden können. Sie haben die Möglichkeit, Patienten direkt zu behandeln oder ihnen einen passenden Termin anzubieten. Durch eine gute Kommunikation und Betreuung in der Offenen Sprechstunde können Sie das Vertrauen in Ihre Arbeit stärken und eine hohe Qualität der Versorgung gewährleisten. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Patientinnen und Patienten besser kennenzulernen und sie langfristig an Ihre Praxis zu binden.
Praxisorganisation ist für das Gelingen der Offenen Sprechstunde entscheidend
Die Integration der Offenen Sprechstunde erfordert eine effiziente Praxisorganisation, um den reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Eine sorgfältige Planung der Sprechstundenzeiten und Kapazitäten kann Ihnen helfen, die Anforderungen der Offenen Sprechstunde optimal zu erfüllen. Dabei ist es hilfreich, falls möglich, die Offene Sprechstunde auf mehrere Ärzte in der Praxis zu verteilen, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren. Eine gut organisierte Offene Sprechstunde kann auch dazu beitragen, eine bessere Work-Life-Balance für Sie und Ihr Team zu erreichen.
Fazit
Die Offene Sprechstunde bietet nicht nur gesetzliche Vorteile, sondern auch zahlreiche Chancen für Ihre Praxis. Indem Sie die Flexibilität und finanziellen Vorteile nutzen, können Sie Ihre Praxis langfristig erfolgreich führen. Eine gute Praxisorganisation, patientenorientierte Versorgung und sorgfältige Schlüsselplanung sind entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung der Offenen Sprechstunde. Die Offene Sprechstunde ermöglicht es den Patienten, ohne vorherige Terminvereinbarung und Überweisung in die Praxis zu kommen. Dies erhöht die Flexibilität und den Komfort für die Patienten und kann gleichzeitig die Patientenzufriedenheit steigern. Es ist jedoch wichtig, dass das Praxisteam den Behandlungsbedarf und die Prioritäten der Patienten einschätzt und entsprechend filtert. Trotz möglicher Herausforderungen können Sie die Offene Sprechstunde nutzen, um die Servicequalität Ihrer Praxis zu verbessern und neue Kunden zu gewinnen.
Bei der Implementierung der Offenen Sprechstunde können jedoch verschiedene Herausforderungen auftreten. Eine gesteigerte Anzahl von Patienten ohne vorherige Terminvereinbarung kann die Praxisbelastung erhöhen. Eine sorgfältige Planung der Sprechstundenzeiten und eine realistische Einschätzung der Kapazität sind hierbei unerlässlich. Eine gute Kommunikation mit den Patienten über den aktuellen Stand und eine angenehme Warteumgebung helfen, längere Wartezeiten zu minimieren. Das Kapazitätsmanagement und die Kommunikation mit den Patienten sind wichtig, um den Betrieb der Offenen Sprechstunde reibungslos zu halten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Patienten klar mitteilen, wie die Offene Sprechstunde funktioniert, und informieren Sie auch Ihr Team über die Abläufe und Verantwortlichkeiten. Eine professionelle Krisenkommunikation und eine gute Planung können dazu beitragen, mögliche Schwierigkeiten zu bewältigen.
Ein finanzieller Vorteil der Offenen Sprechstunde ist die extrabudgetäre Vergütung. Die Leistungen werden in voller Höhe erstattet, sodass dies einen erheblichen finanziellen Vorteil für Ihre Praxis bedeuten kann. Eine gute Planung und Organisation der Offenen Sprechstunde können Ihnen helfen, Ihren Umsatz zu steigern und Ihre Praxisfinanzen zu stabilisieren. Die korrekte Kennzeichnung der Offenen Sprechstunde in der Abrechnung ist dabei wichtig. Durch die Verpflichtung zur Bekanntgabe der Sprechstundenzeiten auf verschiedenen Kanälen können Sie potenzielle Neupatienten auf Ihre Praxis aufmerksam machen und Ihre Patientenbasis erweitern. Nutzen Sie die Offene Sprechstunde, um neue Kunden zu gewinnen und Ihr Praxisprofil zu stärken. Die Offene Sprechstunde ermöglicht auch eine patientenzentrierte Versorgung und bietet die Möglichkeit, Ihre Patienten besser kennenzulernen und sie langfristig an Ihre Praxis zu binden. Für eine erfolgreiche Implementierung der Offenen Sprechstunde ist eine effiziente Praxisorganisation entscheidend. Eine sorgfältige Planung der Sprechstundenzeiten und Kapazitäten sowie eine Verteilung auf mehrere Ärzte in der Praxis können dazu beitragen, eine bessere Work-Life-Balance für Sie und Ihr Team zu erreichen.
Abschließend bietet die Offene Sprechstunde zahlreiche Vorteile für Ihre Praxis, wenn Sie die Flexibilität, finanziellen Vorteile und die Möglichkeit nutzen, um Ihre Praxis langfristig erfolgreich zu führen. Eine gute Praxisorganisation, patientenorientierte Versorgung und eine sorgfältige Planung sind entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung. Indem Sie mögliche Herausforderungen in Chancen verwandeln und die Offene Sprechstunde geschickt nutzen, können Sie Ihre Praxis verbessern und von den Vorteilen profitieren.
