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Terminanfragen auf verschiedenen Wegen bearbeiten, Aufnahmeformulare drucken, einscannen und archivieren, Informationen dokumentieren und vieles mehr – laut dem “Bürokratieindex” der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) verbringt die durchschnittliche Arztpraxis im Jahr ganze 61 Tage mit Verwaltungsaufgaben. Das sorgt nicht nur für eine hohe Arbeitsbelastung, sondern nimmt Ihnen wertvolle Zeit für die eigentliche Patientenarbeit. Die fortschreitende Digitalisierung der Gesundheitsversorgung eröffnet die Möglichkeit, administrative Aufgaben mithilfe von Software effizienter zu bewältigen und so Freiräume für den medizinischen Kernbetrieb zu schaffen. Ein entscheidender Schritt in diesem Prozess, der erheblich von digitaler Unterstützung profitieren kann, ist die Patientenaufnahme.
Bedeutung der Patientenaufnahme: Warum ist sie so wichtig?
In jeder Arztpraxis ist eine effiziente Organisation entscheidend für den reibungslosen Ablauf. Sie beeinflusst die Wirtschaftlichkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Patientengesundheit. Besonders wichtig ist ein reibungsloser Beginn der Behandlung durch die Patientenaufnahme – sowohl bei Neu- als auch bei Stammpatient:innen. Bei der Terminvereinbarung wird der Besuchsanlass erfragt, was Einfluss auf die Planung und das weitere Vorgehen hat. Bei der Anmeldung in der Praxis sind vorbereitende Maßnahmen zu klären, wie ergänzende Untersuchungen, erforderliche Einwilligungserklärungen oder Medikamentenangaben. Die Patientenaufnahme bildet somit das Fundament für einen erfolgreichen Praxisalltag:
- Behandlungsqualität: Die Patientenaufnahme bereitet die Anamnese vor und erhebt noch vor dem eigentlichen Gespräch Informationen über Ihre Patient:innen, auf deren Grundlage Sie die Anamnese weiterführen können. Sie legt die Grundlage für die richtige Diagnose und Therapie.
- Praxisorganisation: Die Patientenaufnahme sorgt für einen reibungslosen Terminablauf in Ihrer Praxis und bei Bedarf werden gleich weitere Prozesse oder Untersuchungen angestoßen, etwa die Ermittlung von Laborwerten oder der Einsatz apparativer Diagnostik.
- Rechtssicherheit: Die Patientenaufnahme bildet die Basis für eine rechtskonforme Behandlung. Idealerweise wird zu Beginn der Behandlung das Einverständnis Ihrer Patient:innen in die Verarbeitung ihrer Daten eingeholt – entsprechend der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Vor welchen Herausforderungen stehen Arztpraxen? Wie lassen sie sich in Hinblick auf eine digitale Patientenaufnahme meistern?
Von den 61 Tagen, die laut “Bürokratieindex” der KBV eine durchschnittliche Arztpraxis im Jahr mit Bürokratie zubringt, steuern 62,8 Prozent dieser Arbeitsstunden Ärzt:innen bei. Knapp zwei Drittel dieser Stunden ergeben sich aus Informationspflichten im Bereich Versorgungsqualität, vor allem die Patienteninformation und Dokumentation bestimmter Disease-Management-Programme (DMP) schlagen hier zu Buche.
Die Digitalisierung von bestimmten Praxisabläufen kann hier Abhilfe schaffen. Wo genau lässt sich insbesondere bei der digitalen Patientenaufnahme für Verbesserungen ansetzen?
- Befragung auslagern: Als Ärzt:in benötigen Sie umfassende Informationen über Ihre Patient:innen, je nach Besuchsgrund, Vorerkrankung oder Krankheitsbild. Diese Befragung kann bereits vor dem Termin stattfinden und eine Zusammenfassung mit möglichen Risiken oder Kontraindikationen liefern. Offene Fragen können Sie immer noch im Termin klären.
- Digitalisierung sorgt für gute Reputation: Veraltete oder ineffiziente Praxisprozesse führen zu langen Wartezeiten und Unzufriedenheit bei Ihren Patient:innen. Effiziente digitale Prozesse tragen dagegen dazu bei, dass Patient:innen Ihre Praxis(organisation) positiv bewerten.
- Erhöhte Rechts- und Patientensicherheit: Das Scannen oder Archivieren von Papierdokumenten wie Befunden und Arztbriefen birgt die Gefahr von Fehlern und Verwechslung. Die automatisierte Zuweisung von Unterlagen zum/zur jeweilige:n Patient:in in der Software wirkt diesen Risiken entgegen. Darüber hinaus werden die Befragungen stets rechtsverbindlich von den Patient:innen unterzeichnet, optional auch von Ihnen.
- Behandlungsqualität steigern: Ärzt:innen leiden unter chronischem Zeitmangel, partizipative Entscheidungsfindung und individualisierte Therapieplanung kommen zu kurz. Findet die Befragung der Patient:innen nach Krankheitsgeschichte und Beschwerden vor dem Praxisbesuch zu Hause statt, kann die Behandlungsqualität gesteigert werden.
- Struktur und Entlastung: Kommen Patient:innen in Ihre Praxis und haben den Fragebogen noch nicht ausgefüllt oder nicht alle Informationen parat, kann das einige Zeit in Anspruch nehmen. Beantworten sie allerdings die Fragen vorab digital von zu Hause, können sie alle wichtigen Unterlagen in den Fragebogen einbetten. Das gesamte Praxisteam kann strukturierter arbeiten, wird entlastet und spart zudem Papier.
Auch Ihre Patient:innen können von der digitalen Patientenaufnahme profitieren: Ein Link zur digitalen Befragung per E-Mail, SMS oder über Ihre Praxiswebsite erleichtert den Zugang für Ihre Patient:innen. Sie finden sich intuitiv im System zurecht und können den Fragebogen überall ausfüllen – unterwegs auf dem Smartphone, zu Hause am PC oder auf dem Tablet im Wartezimmer. Die Einhaltung des Datenschutzes ist dabei jederzeit gewährleistet.
Wie kann die digitale Patientenaufnahme in Ihrer Praxis in Verbindung mit einem Online-Terminkalender eingesetzt werden?
Die Kombination von Online-Terminvereinbarung und digitaler Patientenaufnahme kann für noch mehr Effizienz im Praxisalltag sorgen und große Synergie-Effekte erzielen. Am Beispiel der Software-Tools Idana und dubidoc kann der Workflow so aussehen:
- Schritt 1: Terminbuchung
Im Online – Terminkalender von dubidoc legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest und bestimmen, welche Terminarten an welchen Tagen und Uhrzeiten verfügbar sind. Auf Wunsch können Sie zum Beispiel auch bestimmen, welche Versicherungsfälle Sie wann und wie oft sehen möchten und welche Termine für die Online-Terminierung für wen freigegeben werden. So können Sie zuweisenden Praxen bestimmte Terminbuchungen ermöglichen, Patient:innen widerum andere für sie verfügbaren Termine direkt über Ihre Praxis-Website zugänglich machen.
- Schritt 2: Fragebögen ausfüllen
Ihnen stehen über 200 medizinische Fragebögen und Formulare in Idana zur Verfügung. Alternativ erstellen oder überarbeiten Sie eigene mit dem Fragebogen-Editor. Sie legen fest, welche Idana-Fragebögen und -Formulare bei welcher Terminkategorie jeweils ausgefüllt werden sollen. Patient:innen erhalten dann die Möglichkeit, direkt nach der Terminbuchung ihre Daten einzugeben. Zusätzlich wird auch in der Terminbestätigungsmail der Link zum Idana-Fragebogen verschickt, sodass Patient:innen die Fragebögen und Formulare in Ruhe zu einem anderen Zeitpunkt ausfüllen können. Bucht Ihr Team einen Termin, erhalten Patient:innen ebenfalls automatisch eine E-Mail mit einer Anleitung zum Ausfüllen der Fragebögen.
- Schritt 3: Direkt Bescheid wissen
In dubidoc sehen Sie direkt, ob die Fragebögen für einen Termin bereits ausgefüllt wurden. Falls nicht, haben Sie die Möglichkeit, eine Erinnerungsmail mit dem Befragungslink an Ihre Patient:innen zu senden. Um die Antworten und Auswertungen der Patientenbefragung einzusehen, wechseln Sie in die Oberfläche von Idana und öffnen den entsprechenden Bericht. Oder Sie werfen einen Blick in die Patientenakte, denn via GDT exportiert Idana alle Berichte automatisch in Ihr Praxisverwaltungssystem. Red Flags, Warnhinweise und Scores verschaffen Ihnen einen schnellen Überblick über Patientenantworten. Bei Bedarf können Sie mit der Funktion easySign Patientenberichte digital und rechtssicher kommentieren und per Knopfdruck unterschreiben.
- Schritt 4: Praxisbesuch und Untersuchung
Erscheint der/die Patient:in dann zum Termin in der Praxis, muss Ihr Team am Empfang nur überprüfen, ob der Fragebogen bereits ausgefüllt wurde. Wenn nicht, kann das noch in der Praxis nachgeholt werden. Da Ihnen die wichtigsten Antworten bereits vorliegen, kann die eigentliche Untersuchung dann ohne weitere Formalitäten schnell durchgeführt werden.
Präzise, sicher, effizient – Sie sehen, die Kombination aus Online-Terminvereinbarung und digitaler Patientenaufnahme kann Ihnen und Ihrem Team wertvolle Zeit sparen und den Verwaltungsaufwand reduzieren. 61 Tage im Jahr für administrative Aufgaben aufbringen? Investieren Sie die Zeit besser in die Versorgung Ihrer Patient:innen.
