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Der Erfolg einer Praxis wird nicht nur durch die Anzahl der behandelten Patientinnen und Patienten bestimmt, sondern auch durch die wirtschaftlichen Einnahmen. Den Umsatz zu steigern, spielt dabei eine ebenso wichtige Rolle wie unnötige Ausgaben zu senken und personelle Ressourcen zu entlasten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Einnahmen Ihrer Praxis steigern und langfristig sichern können, ohne Personal zu entlassen oder die Behandlungsqualität negativ zu beeinflussen.
Einnahmen und Ausgaben analysieren
Beginnen Sie zunächst mit einer detaillierten Analyse Ihrer Einnahmen und Ausgaben. So erhalten Sie einen guten Überblick über Ihre Finanzen und können leichter erkennen, wo Verbesserungspotenzial besteht. Konkrete Zahlen sind in diesem Fall besser als Vermutungen. Auch die Verteilung der Einnahmen und Ausgaben liefert wichtige Informationen. Wie viel Prozent der Einnahmen stammen zum Beispiel aus Kassenleistungen – wie viel aus Selbstzahlerleistungen? Wofür haben Sie die höchsten Ausgaben, abgesehen von den Personalkosten?
Sobald Sie konkrete Zahlen haben, sollten Sie überprüfen, ob bestimmte Kosten an anderer Stelle eventuell einen wichtigen Mehrwert schaffen. Ein gutes PVS darf beispielsweise etwas teurer sein, wenn Sie dafür personelle Ressourcen für die Behandlung von Patienten schafft. Auch ein geplantes Teamevent sollte nicht sofort abgesagt werden, nur weil es Kosten verursacht. Wenn dadurch die Motivation und Effektivität des Teams bei der täglichen Arbeit steigt, kann die Ausgabe sehr sinnvoll sein. Nehmen Sie sich für die Analyse daher genügend Zeit. Sie ist eine wichtige Grundlage für den folgenden Verbesserungsprozess. Übrigens können Sie auch Ihr Team in die Analyse miteinbinden. Es wird Sie dabei unterstützen, Vor- und Nachteile bestimmter Ausgaben zu beurteilen und Alternativen zu finden.
„Die Analyse der Einnahmen und Ausgaben ist das Fundament einer wirtschaftlichen Praxis“, sagt Dr. med. Shabnam Fahimi-Weber, Fachärztin für Hals-Nasen-Ohrenheilkunde und Gründerin von dubidoc.
Wirtschaftliche und persönliche Ziele formulieren
Mit der Übersicht über Ihre Einnahmen und Ausgaben können Sie nun ermitteln, in welchen Bereichen Verbesserungspotenzial besteht. Darauf aufbauend können Sie beginnen, genau für diese Bereiche neue Ziele zu formulieren, mit denen Ihre praxis wirtschaftlicher arbeiten kann. Überlegen Sie zunächst auf der Metaebene, wo Sie die wirtschaftliche Lage Ihrer Praxis verbessern können. Haben Sie neben ökonomischen Zielen auch persönliche Vorsätze, wie Sie Ihre Praxis verändern möchten? Vielleicht würden Sie eine bestimmte Behandlung gerne häufiger anwenden? Nehmen Sie auch diese Ziele in Ihre Liste auf. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen wirtschaftlichen und persönlichen Zielen sorgt langfristig für Freude am Beruf.
Wenn Sie Ihre Ziele grob formuliert haben, geht es darum, sie in messbare Ziele zu übersetzen. Dazu eignen sich KPIs sehr gut. KPI steht für Key Performance Indicator und beschreibt ein messbares Unternehmensziel. Je konkreter Ihre Ziele formuliert sind, desto besser können Sie später überprüfen, ob Sie auf dem richtigen Weg zur Zielerreichung sind. Deshalb sollten KPIs immer einen Zielwert und einen Zeithorizont umfassen.
Erreichbare KPIs für mehr Umsatz definieren
„Mehr Einnahmen durch Selbstzahlerleistungen“ ist eine grobe Zielformulierung, die – streng genommen – bereits mit einem Cent mehr Einnahmen durch Selbstzahlerleistungen erreicht ist. Formulieren Sie daher konkret, um wie viel Prozent oder wie viel Euro Sie Ihren Umsatz in einem bestimmten Zeitraum steigern wollen und bleiben Sie dabei realistisch. Ein Beispiel: „In den nächsten sechs Monaten sollen die Einnahmen aus Selbstzahlerleistungen um 5 % gegenüber dem Vorjahr erhöht werden“. Weitere Beispiele für KPIs sind:
- Mehr Honorar: Umsatzsteigerung von 8 % im Vergleich zum Vorjahr
- Wirtschaftlicher Erfolg: Senkung der Kosten um 3 % gegenüber dem letzten Quartal
- Expansion: Verpflichtung einer angestellten Ärztin bzw. eines angestellten Arztes im bevorstehenden Quartal
- Mehr Privatpatienten: 10 % mehr Privatversicherte im Vergleich zum Vorjahresquartal
Kommunizieren Sie Ihre Ziele mit Ihrem Team, damit es weiß, worauf es in der nächsten Zeit hinarbeitet. Das schafft Orientierung und kann die Motivation bei der Arbeit fördern. Und wenn ein Ziel nicht erreicht wird, haben Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vielleicht gute Ideen, wie es besser werden kann. Vertrauen Sie auf die Fähigkeiten Ihres Teams. Es wird Sie dabei unterstützen wollen, Ihre Ziele zu erreichen!
Intelligente Kontingente für effektives Zeitmanagement
Ein effektiver Weg, Ihre wirtschaftlichen Ziele zu erreichen, ist eine intelligente Kontingentierung. Das bedeutet, dass Sie zeitliche oder personelle Ressourcen für bestimmte Behandlungen reservieren, die besonders rentabel sind. Das müssen nicht immer Selbstzahlerleistungen sein. Auch bestimmte Kassenleistungen wie DMP- oder Vorsorgeuntersuchungen sich finanziell lohnen. Analysieren Sie Ihr Leistungsspektrum nach Rentabilität und planen Sie ausreichend Termine für diese Behandlungen ein. Werden die für diese Behandlungen freigehaltenten Termine bis wenige Tage im Voraus nicht benötigt, können sie für andere Behandlungen freigegeben werden. So steigern Sie die Wahrscheinlichkeit, diese Behandlung in Ihrer Praxis häufiger anzuwenden – ohne dass Sie dafür Leerlauf in Kauf nehmen müssen.
Für eine effiziente Kontingentierung empfiehlt dubidoc einen intelligenten Ressourcenmanager. Die Software automatisiert den Terminprozess und sorgt dafür, dass durch das Schleusensystem genügend Kontingente für die gewünschten Behandlungen reserviert und bei Nichtnutzung rechtzeitig wieder freigegeben werden. So reduziert sich der Verwaltungsaufwand, und Ihr Team kann sich voll und ganz auf die Behandlung Ihrer Patientinnen und Patienten fokussieren.
„Der Schlüssel zu mehr Wunschpatienten sind intelligente Terminkontingente.“, berichtet Dr. med Shabnam Fahimi-Weber, Fachärztin für Hals-Nasen-Ohrenheilkunde und Gründerin von dubidoc, aus ihrer Praxis.
Wir empfehlen Ihnen, die Kontingentierung auch für Behandlungen zu nutzen, die Ihnen besonders viel Freude bereiten. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Umsatzsteigerung und persönlichen Präferenzen steigert auch Ihre eigene Motivation und wirkt sich positiv auf Ihre Zufriedenheit aus.
Personelle Ressourcen durch Online-Terminbuchung schonen
Um eine Praxis wirtschaftlich zu führen, müssen auch die personellen Ressourcen berücksichtigt werden. Dabei geht es nicht darum, die Kosten durch Personalabbau zu reduzieren, sondern das Personal möglichst effizient einzusetzen. Eine gute Methode ist die Automatisierung von Routineaufgaben. Dadurch gewinnt Ihr Team mehr Zeit für die Behandlung der Patientinnen und Patienten und kann Sie aktiv dabei unterstützen, den Umsatz Ihrer Praxis zu steigern.
Ein Bereich, in dem der Personalaufwand durch den Einsatz digitaler Tools deutlich reduziert werden kann, ist die Terminvergabe. Bieten Sie Ihren Patientinnen und Patienten dazu eine Online-Terminbuchung an. Damit verlagern Sie die Terminplanung auf die Patientinnen und Patienten und ermöglichen ihnen, auch außerhalb der regulären Sprechzeiten einen Termin zu vereinbaren.
Wenn Sie einen intelligenten Kalender wie den von dubidoc verwenden, können im Anschluss an die Terminbuchung auch dazugehörige Dokumente, zum Beispiel ein Anamnesebogen, versendet werden. So sind Ihre Patientinnen und Patienten optimal auf den Termin vorbereitet und Sie sparen wertvolle Zeit vor Ort. Eine automatische Terminerinnerung auf das Smartphone reduziert zudem Leerlaufzeiten. Ihre Patientinnen und Patienten können so einen Termin wenigen Klicks online absagen oder verschieben. Der Termin wird dann automatisch wieder freigegeben und kann neu gebucht werden.
Digitales Wartezimmer für einfache Patientenannahme
Auch die Patientenannahme nimmt viel Zeit in Anspruch. Eine effiziente Lösung ist unser digitales Wartezimmer von dubidoc. Ihre Patientinnen und Patienten melden sich bei der Ankunft in der Praxis über ihr Smartphone an und werden anschließend in ein digitales Wartezimmer weitergeleitet. Dort erhalten sie Informationen zu ihrem Termin, wie die verbleibende Wartezeit, direkt auf ihr Handy. Wiederholte Nachfragen zum Behandlungstermin werden so deutlich reduziert und Ihr Praxisteam kann sich mehr auf medizinische Aufgaben konzentrieren.
Eine wichtige Eigenschaft eines guten digitalen Tools ist es, dass es gut mit ihrem bestehenden Praxisverwaltungssystem (PVS) kommunizieren kann. Deshalb lassen sich alle Lösungen von dubidoc problemlos in gängige PVS integrieren, sodass Sie und Ihr Team von einem reibungslosen Arbeitsablauf ohne Medienbrüche profitieren.
Mehr Umsatz mit extrabudgetärer Vergütung
Praxisinhaberinnen und -inhaber können auch von extrabudgetären Vergütungen wie dem Überweisungsbonus profitieren und ihre Einnahmen steigern. Dazu empfiehlt es sich, Kooperationen mit anderen Haus- und Facharztpraxen einzugehen und einen Teil Ihrer Termine im Rahmen der Kontingentierung für Ihre Partnerpraxen zu reservieren. Besonders einfach machen Sie es sich, wenn Sie sich gegenseitig einen Online-Zugang für die Terminbuchung einrichten. So kann die Terminvermittlung ohne Telefonate erfolgen und personelle Ressourcen werden geschont.
Beachten Sie, dass der Zuschlag nur dann abrechnungsfähig ist, wenn die Patientin oder der Patient im laufenden Quartal noch nicht in der Partnerpraxis in Behandlung war. Es ist daher ratsam, die Patientin oder den Patienten vor der Terminvereinbarung zu fragen, ob kürzlich bereits eine Behandlung in der vorgeschlagenen Facharztpraxis stattgefunden hat. Ist dies geklärt und der Termin in der Partnerpraxis gebucht, erhalten Sie die Pauschale unabhängig davon, ob der Termin stattfindet oder nicht. Damit ist sichergestellt, dass unvorhergesehene Ereignisse in der Partnerpraxis oder bei den Patientinnen und Patienten keinen Einfluss auf die Auszahlung Ihres Überweisungsbonus haben.
Wichtige Informationen und Änderungen zu den Regelungen der Hausarztterminvermittlung für Hausarzt- und Facharztpraxen finden Sie auch auf der Internetseite der Kassenärztlichen Bundesvereinigung
Marketing für mehr Neupatientinnen und Neupatienten
Abschließend gehen wir auf einen Aspekt ein, der von Ärztinnen und Ärzten häufig unterschätzt wird. Gutes Marketing hat einen großen Einfluss auf den Patientenzulauf und damit auf den Umsatz einer Praxis. In Zeiten, in denen das Internet und Smartphones aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken sind, müssen Arztpraxen auch auf diesem Weg gefunden werden können. Investieren Sie daher in eine Webseite, die Ihr Leistungsspektrum aufzeigt und Ihre Praxis vorstellt. So werden Patientinnen und Patienten bei der Suche nach bestimmten Leistungen auf Sie aufmerksam.
Gleiches gilt für einen Eintrag in Online-Kartendiensten wie Google Maps, damit Ihre Praxis von Patientinnen und Patienten aus der Umgebung leicht gefunden werden können. Hinterlegen Sie dort neben Ihrer Adresse auch wichtige Informationen wie Ihre Öffnungszeigen, Telefonnummer, Webseite und am besten eine direkte Weiterleitung zur Online-Terminbuchung. So machen Sie es Ihren Patientinnen und Patienten besonders leicht, einen Termin bei Ihnen zu buchen. Dadurch erhalten Sie mehr Terminanfragen – auch für Ihre Wunschbehandlungen.
Fazit: Konkrete Ziele und effektives Management für mehr Umsatz
Es gibt viele Möglichkeiten, die Einnahmen einer Praxis zu steigern und gleichzeitig die Kosten zu senken. Wichtig ist es, sich realistische und messbare Ziele zu setzen, wie der Umsatz der Praxis erhöht werden kann. Persönliche Wünsche sollten dabei ebenso eine Rolle spielen wie wirtschaftliche Aspekte, um die Freude am Beruf langfristig zu erhalten. Wenn es an die Umsetzung geht, sind digitale Tools besonders hilfreich. Sie unterstützen Ihr Team bei administrativen Aufgaben, sodass mehr personelle Ressourcen für die Behandlung Ihrer Patientinnen und Patienten zur Verfügung stehen. Dadurch steigen nicht nur Ihre Einnahmen, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Patientinnen und Patienten.
Wir von dubidoc unterstützen Sie gerne dabei, den Umsatz Ihrer Praxis zu steigern. Vereinbaren Sie Ihren persönlichen Demo-Termin, um mehr zu erfahren.
