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Jedes Jahr in den Wintermonaten stellt die Erkältungswelle Arztpraxen vor eine große Herausforderung. Die Zahl der Patientinnen und Patienten steigt rasant an und oftmals fallen gleichzeig auch Praxismitarbeitende krankheitsbedingt aus. Lesen Sie hier, wie Sie sich auf diesen Engpass in Ihrer Praxis vorbereiten und mit Hilfe digitaler Tools souverän durch die Erkältungswelle navigieren.
Erkältungswelle in der Arztpraxis: Effiziente Organisation vermeidet Chaos
Rollt die Erkältungswelle innerhalb der Bevölkerung an, bekommen es zuerst die Hausarzt-, Kinderarzt- und HNO-Praxen zu spüren. Die Anzahl der akut erkrankten Patienten, die einen kurzfristigen Termin benötigen, steigt rapide. Gleichzeitig kämpfen Arztpraxen häufig auch mit einem erhöhten Krankenstand unter den eigenen Mitarbeitenden. Schnell gerät dann die Situation außer Kontrolle und endet in einer temporären Überlast, die sich negativ auf alle beteiligen Personen auswirkt. Das hohe Arbeitspensum im Praxisteam führt schlimmstenfalls zu weiteren Ausfällen und die medizinische Versorgung der Patienten leidet.
Angesichts dieses doch immer wiederkehrenden Szenarios sollten sich Arztpraxen gut vorbereiten, um dem Patientenansturm während der Erkältungswelle souverän zu begegnen und gleichzeitig die Gesundheit aller Beteiligten zu schützen. Wir zeigen Ihnen Strategien auf, mit denen Sie den Patientenansturm bei hohem Krankenstand stressfrei bewältigen – angefangen bei einer effizienten Praxis-Organisation mit Hilfe digitaler Tools bis hin zu verstärkten Hygienemaßnahmen, die das Ansteckungsrisiko innerhalb der Praxisräume minimieren.
Online-Terminbuchung schont Ressourcen
Die Einführung einer Online-Terminbuchung trägt zur Entlastung des Praxispersonals und zur Zufriedenheit der Patienten bei. Durch die Möglichkeit, Termine schnell online zu buchen, wird eine effiziente Ressourcenplanung ermöglicht, die für den Erhalt der Operabilität in Überlastzeiten entscheidend sein kann. Ihr Personal kann sich vermehrt auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren und ist nicht mehr ständig mit dem Telefonieren und Verwalten von Terminen beschäftigt. Diese Vorteile zahlen sich vor allem in einer Erkältungswelle aus, in der die gesamte Arztpraxis häufig am personellen Limit arbeitet. Dubidoc als intelligenter Terminmanager hilft Ihnen auch in Spitzenzeiten mit hoher Arbeitsdichte den Überblick zu behalten und den Praxisablauf klug zu managen. Mit unserer Online-Terminvergabe lassen sich einfach ganze Terminblöcke für Notfallpatienten reservieren. Somit vermeiden Sie negative Auswirkungen der Notfalltermine auf Ihren weiteren Praxisablauf.
Für die Patienten bietet die Online-Buchung ebenfalls einen großen Komfortgewinn. Sie können jederzeit und überall ihre Termine vereinbaren, ohne lange Wartezeiten oder telefonische Erreichbarkeitsprobleme befürchten zu müssen. Zudem gibt es die Option, direkt verfügbare freie Slots einzusehen und sich so flexibel den passenden Termin auszusuchen.
Digitales Wartezimmer verhindert Ansteckungen und optimiert Prozesse
Der Prozess der Patientenannahme nimmt bei einer Erkältungswelle viel Zeit in Anspruch und stresst das Praxispersonal. Die akut erkrankten Patientinnen und Patienten sammeln sich vor der Anmeldung und auch im Wartezimmer wird es schnell eng. Besonders leichtes Spiel haben die Erkältungsviren, wenn die Patienten dicht an dicht gedrängt in einem schlecht gelüfteten Wartezimmer sitzen. Hier schaffen zwar in der Zwischenzeit leistungsstarke Luftfilter Abhilfe. Den besten Effekt erzielen Sie aber, indem Sie einen effizienteren Anmeldeablauf in Ihrer Praxis implementieren.
Eine hervorragende Methode, um die Patientenmenge in der Praxis zu regulieren, ist das digitale Wartezimmer von dubidoc.Die Patienten checken sich zu Beginn in der Praxis ein und werden mit einem Klick im Online-Wartezimmer platziert. Danach kann die Wartezeit von den Patienten frei genutzt werden, zum Beispiel für einen Spaziergang oder Besorgungen in der näheren Umgebung. Während sich die Patienten im virtuellen Wartezimmer aufhalten, erhalten sie Wartezeit-Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS auf das Smartphone. Pünktlich zu ihrem Termin erscheinen die Patienten dann wieder in der Praxis. Gerade zu Spitzenzeiten können Sie dadurch die Patientenmenge in Ihren Praxisräumlichkeiten deutlich reduzieren.
Videosprechstunden anbieten
Das neue Digital-Gesetz beinhaltet die Aufhebung der Begrenzung von Videosprechstunden auf höchstens 30 Prozent der Arbeitszeit von Ärzten und Psychotherapeuten. Zudem sieht das neue Gesetz vor, dass Sie als Ärztin oder Arzt die Videosprechstunde auch aus dem Homeoffice anbieten und abrechnen dürfen. Diese gesetzliche Neuregelung bietet sowohl Ärzten als auch Patienten mehr Flexibilität bei der Termingestaltung, vor allem wenn bei einer Erkältungswelle die Notwendigkeit besteht, Vor-Ort-Termine zu reduzieren.
Gerade bei leichten Erkältungssymptomen ist es oft unnötig, persönlich in die Praxis zu kommen und Mitpatienten oder Praxispersonal möglicherweise anzustecken. In der Videosprechstunde nutzen die Patienten ein Laptop oder Smartphone und kommunizieren mit Ihnen über ein sicheres Online-Portal. Auch für ältere Menschen oder Personen mit eingeschränkter Mobilität eröffnen Videosprechstunden ganz neue Möglichkeiten. Sie müssen nicht mehr mühsam zur Praxis fahren und können bei leichteren Symptomen ganz bequem von zu Hause aus medizinischen Rat einholen. Auch Eltern, deren Kinder in die Schule gehen oder die Kita besuchen, sind häufig unsicher bei bestehenden Erkältungssymptomen. Deshalb ist die Videosprechstunde aus Patientensicht auch ein gern gesehenes Angebot in Kinderarztpraxen.
Die im Online-Kalender von dubidoc integrierte Videosprechstunde ermöglicht Ihnen volle Flexibilität bei der Terminvergabe bei gleichzeitig hohem Datenschutzniveau und einfacher Abrechenbarkeit. Weitere Expertentipps erhalten Sie in unserem Leitfaden zur Videosprechstunde für Ärzte und Psychotherapeuten.
Telefonische Krankschreibung nutzen
Seit dem 7. Dezember 2023 hat der Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA) die telefonische Krankschreibung für leichte Erkrankungen dauerhaft genehmigt. Bereits der Arztpraxis bekannte Patientinnen und Patienten, die keine schweren Symptome aufweisen, können Sie bis zu fünf Kalendertage ohne direkten Praxisbesuch eine Erstbescheinigung zur Arbeitsunfähigkeit ausstellen. Ein Einlesen der Versicherungskarte ist für die telefonische Krankschreibung nicht notwendig. Für die Abrechnung entnimmt die Arztpraxis die Versichertendaten im Ersatzverfahren aus der jeweiligen Patientenakte. Für die Ausstellung einer Folgebescheinigung müssen die Erkrankten jedoch die Arztpraxis persönlich aufsuchen. Wurde jedoch die Erstbescheinigung bei einem Praxisbesuch ausgestellt, ist eine Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit über einen Telefontermin möglich.
Diese Vereinbarung entlastet während einer Erkältungswelle sowohl die Patienten als auch die Arztpraxen deutlich und mindert zudem das Ansteckungsrisiko in den Wartebereichen. Es besteht jedoch kein Anspruch der Patienten auf eine telefonische Krankschreibung. Die Entscheidung treffen immer Sie als behandelnde Ärztin oder Arzt.
Hygienemaßnahmen verstärken
In Zeiten erhöhter Ansteckungsgefahr ist es von großer Bedeutung, dass Arztpraxen ihr Hygienekonzept konsequent einhalten und weitere Hygienemaßnahmen ergreifen, um sowohl Patienten als auch das medizinische Personal vor Infektionen zu schützen. Dazu zählen folgende Maßnahmen:
- Händehygiene und Händedesinfektion
Eine der effektivsten Maßnahmen gegen die Erkältungswelle ist die regelmäßige Desinfektion der Hände und aller Oberflächen in den Praxisräumen. Besonders häufig berührte Flächen wie Türgriffe, Wartezimmerstühle und Behandlungsliegen sollten mehrmals täglich gereinigt werden.
- Tragen von medizinischen Schutzmasken
Auch nach der Coronapandemie ist das Tragen von Masken eine effektive Methode, um Ansteckungen zu vermeiden. Stellen Sie während der Erkältungswelle Ihren Patienten eine Schutzmaske zur Verfügung oder führen Sie in Ihrer Praxis eine Maskenpflicht ein. Diese dürfen Sie als Praxisinhaber im Rahmen von Hygienemaßnahmen zum Schutz des Praxispersonals und anderer Patienten einfordern.
- Abstand einhalten in stark frequentierten Zonen
Um ein mögliches Übertragungsrisiko zu minimieren, empfiehlt es sich zudem, in stark frequentierten Bereichen wie dem Wartezimmer ausreichend Abstand zu halten. Durch eine kluge Organisation der Terminvergabe vermeiden Sie außerdem, dass sich zu viele Menschen gleichzeitig in der Praxis aufhalten.
- Auf Luftfilter und ausreichend Luftaustausch im Wartezimmer achten
Das Risiko von Aerosol-Infektionen ist in geschlossenen Räumen wie dem Sprech- und Wartezimmer sowie dem Patientenempfang besonders hoch. Luftfilter reduzieren sowohl bei Corona- als auch Influenzaviren signifikant die Virenlast in der Raumluft. In Verbindung mit dem Tragen einer Maske können so Infektionen durch respiratorische Erreger deutlich reduziert werden.
Fazit: Eine digitalisierte Arztpraxis meistert die Erkältungswelle besser
Durch den Einsatz von digitalen Tools können Prozesse in der Arztpraxis optimiert, die Patientenversorgung sichergestellt und das Praxispersonal entlastet werden. Gerade in Überlastzeiten wie einer Erkältungswelle, in der die Praxen mit einem Patientenansturm und erhöhtem Krankenstand im Praxisteam rechnen muss, zahlt sich die Digitalisierung aus. Die Einführung einer Online-Terminbuchung entlastet die Terminvergabe, schont Ressourcen und erhöht gleichzeitig den Patientenkomfort. Ein digitales Wartezimmer kann zusätzlich Ansteckungen verhindern und den Anmeldeablauf optimieren. Darüber hinaus sind Videosprechstunden und die telefonische Krankschreibung flexible Alternativen zu Vor-Ort-Terminen. Vor allem die Kombination mehrerer digitaler Tools unterstützen die Arztpraxis, den Patientenansturm während einer Erkältungswelle gut zu bewältigen und die Gesundheit aller Beteiligten zu schützen.
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