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Lean Healthcare Management: Partizipative Praxisführung nach japanischem Vorbild

TL;DR

Lean Healthcare ist ein Ansatz zur Optimierung medizinischer Prozesse, der auf kontinuierliche Verbesserung setzt und Mitarbeitende in Entscheidungen einbindet. Wir zeigen Ihnen am Beispiel von dubidoc, wie digitale Tools bei der Realisierung von Lean-Prinzipien in der medizinischen Praxis unterstützen. Online-Terminplanung, Online-Anamnesebögen, Wartezimmer-Management und Self-Check-in tragen entscheidend zur Effizienzsteigerung bei, verschlanken Prozesse und stärken die Autonomie von Patienten und dem ganzen Praxisteam.

Inhaltsverzeichnis

Das Gesundheitswesen steht vor großen Herausforderungen. Ärztliche Praxen sehen sich einem wachsenden Druck ausgesetzt, der sich aus einer steigenden Patientenanzahl, zunehmenden multimorbiden Erkrankungen und einem spürbaren Fachkräftemangel zusammensetzt. Die Lösung dieser Probleme erfordert innovative Ansätze und schlüssige Konzepte, die sowohl die Qualität als auch die Effizienz der Patientenversorgung verbessern. Einer dieser Lösungsansätze ist die Prozessoptimierung mit Lean Management, das sich bereits in der Gesundheitsbranche etabliert hat.

Lean (Healthcare) Management: Von der Industrie in den Gesundheitssektor

Lean Management ist ein Ansatz zur Prozessoptimierung, der sich auf die Schaffung von Mehrwert für den Kunden durch die Eliminierung von Verschwendung konzentriert. Dieser Ansatz hat seine Wurzeln in der Automobilindustrie und wurde von Toyota nach dem zweiten Weltkrieg in Japan enwickelt. Durch die Fokussierung auf kontinuierliche Verbesserung (Kaizen), Just-in-Time-Produktion und die Autonomie der Mitarbeitenden gelang es Toyota, Prozesse zu verschlanken und die Effizienz signifikant zu steigern.

 

Im Laufe der Zeit wurde dieser Ansatz von anderen Branchen  weltweit adaptiert und weiterentwickelt, sodass Lean Management heute in diversen Sektoren angewendet wird, um Qualität zu erhöhen, Kosten zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Im Gesundheitswesen ist diese Management-Philosophie der schlanken Prozesse unter dem Namen Lean Healthcare bekannt.

Kaizen – Gelebte Kultur der kontinuierlichen Verbesserung

Das Geheimnis des Lean-Healthcare-Erfolgs liegt in der Philosophie des Kaizen, das auf japanisch “kontinuierliche Verbesserung” bedeutet. Es verkörpert eine dynamische Unternehmenskultur, die bereits in vielen Gesundheitseinrichtungen gelebt wird. Diese Arztpraxen zeichnen sich durch ihre leistungsfähige Organisation aus, die Qualität an oberster Stelle sieht und fortlaufend an Selbstverbesserung arbeitet. Im Zentrum steht dabei stets der Patient bzw. die Patientin: Alle Abläufe werden konsequent auf deren Bedürfnisse zugeschnitten, um sowohl die Effizienz als auch die Qualität der Versorgung zu maximieren. Ineffiziente Prozesse  – bezeichnet als “Verschwendungen” –  werden systematisch reduziert oder gänzlich abgeschafft. Hierbei sind acht Arten von Verschwendungen zu unterscheiden, die im medizinischen Kontext identifiziert und beseitigt werden:

  • Fehler im Prozess erkennen und korrigieren
    z.B. können unterbrochene Tätigkeiten durch Störungen, mangelnde Informationen oder Defekte zu Fehlern führen.

  • Zu hohe Bestände und Vorratshaltung vermeiden
    z.B. besteht hierdurch die Gefahr, dass zu viel Kapital gebunden ist.

  • Unproduktive Wartezeiten minimieren
    Lange Wartezeiten gelten als unproduktive Zeiten für alle Beteiligten, die Patienten unzufrieden machen und zusätzliche Kosten verursachen können.

  • Überproduktion erkennen und beseitigen
    Hierbei handelt es sich um Tätigkeiten in der Arztpraxis, die gänzlich unnötig sind.

  • Überbearbeitung erkennen und beseitigen
    z.B. Routinetätigkeiten in der Arztpraxis, die umständlich oder unnötig durchgeführt werden.

  • Transportwege analysieren und minimieren
    z.B. unnötige Transportwege von Material und Produkten zwischen Arbeitorten oder Proszesschritten.

  • Mitarbeiterpotenzial erkennen und bestmöglich nutzen
    z.B .Mitarbeiterwissen, dass nicht bekannt ist, und deswegen in der Praxis nicht genutzt wird. 
Praxis Team tauscht Idee mit einander aus

Partizipative Praxisführung - Entscheidungen treffen gemeinsam mit dem Praxisteam

Eine wesentliche Säule des Lean Managements ist der partizipative Ansatz, der das gesamte Praxisteam einschließt. Mitarbeitende werden nicht nur in Entscheidungsprozesse miteinbezogen, sondern spielen eine aktive Rolle in der Gestaltung von Arbeitsabläufen. Dies fördert die intrinsische Motivation und das Gefühl der eigenen Wirksamkeit. Indem das Praxisteam an der Gestaltung ihrer eigenen Arbeit mitwirken und ihre Ideen und Vorschläge Gehör finden, fühlen sich die Angestellten wertgeschätzt und motiviert. Darüber hinaus ermöglicht dieser inklusive Managementansatz den Teammitgliedern, Verantwortung für ihren Aufgabenbereich zu übernehmen. Sie haben dadurch mehr Freiheiten bei der Umsetzung von Prozessen und sind somit flexibler in ihrem Handeln. Die Integration aller Beteiligten schafft zudem ein starkes Gemeinschaftsgefühl innerhalb des Teams. Durch regelmäßige Kommunikation sowie offene Diskussionen entsteht ein Klima gegenseitigen Respekts und Vertrauens. Der Erfolg dieses partizipativen Ansatzes zeigt sich letztendlich durch verbesserte Ergebnisse im Hinblick auf Qualität, Produktivität sowie Kundenzufriedenheit. Denn wenn alle Mitglieder eines Teams ihr volles Potenzial ausschöpfen können und engagiert zusammenarbeiten, ist dies maßgebend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens bzw. Arztpraxis.

Welche Rolle hat die Führungskraft im Lean Healthcare Management?

Lean Management verändert auch die Führungskultur in der Arztpraxis. Zwar wird ein Lean Healthcare Management Top-down durch die Ärzte in der Praxis eingefordert und gefördert. Gelebt wird aber das Lean Healthcare Management durch das Bottom-up-Prinzip des gesamten Praxisteams. Durch die direkte Einbeziehung in die Prozesse erhalten alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, zur Verbesserung der Praxis beizutragen, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einer attraktiveren Arbeitsumgebung führt. Dieser partizipative Ansatz des Lean Managements wirkt sich auch auf die Führungskultur in der Arztpraxis aus. Indem allen Mitarbeitenden ermöglicht wird, aktiv zur Verbesserung der Praxis beizutragen, entsteht eine positive Arbeitsatmosphäre und ein motivierendes Umfeld.

 

Durch den Bottom-up-Ansatz entsteht Raum für Kreativität und Innovation aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Jeder Einzelne kann seine individuellen Erfahrungen und Kenntnisse einbringen, um gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Die traditionelle hierarchische Struktur weicht einer offeneren Kommunikationsebene zwischen Vorgesetzten und Teammitgliedern. Hierbei geht es nicht mehr darum Befehle zu erteilen oder Anweisungen anzunehmen; vielmehr steht das Miteinander im Mittelpunkt. Diese Veränderung führt dazu, dass alle Mitarbeitenden stärker in Entscheidungsprozesse eingebunden sind sowie Eigenverantwortlichkeit übernehmen können – sei es bei der Optimierung von Abläufen oder dem Gestalten eines angenehmeren Patientenumfelds.

Pilotprojekt Lean Healthcare der KV Westfalen-Lippe

Im November 2021 erteilte die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL) dem Institut für angewandte Wissenschaften an der Zürcher Hochschule den Auftrag, ein Pilotprojekt ins Leben zu rufen. Das Ziel: Sechs ausgesuchte niedergelassene Ärzte sollten in die Philosophie des Lean Managements eingeführt und mit deren grundlegenden Methoden vertraut gemacht werden. Kernstück der Schulung für die Arztpraxen der KVWL war das Kaizen-Board.

 

Ein Kaizen-Board ist ein Instrument, bei dem Teammitglieder und Management mittels Notizkarten Verbesserungsvorschläge für Prozessoptimierungen festhalten. Diese Vorschläge werden in regelmäßigen Besprechungen evaluiert und umzusetzen beschlossen. Das Board ist an einem zentralen Ort z.B. im Pausenraum positioniert und  in vier Segmente gegliedert, die den Schritten des Plan-Do-Check-Act-Zyklus des Qualitätsmanagements entsprechen. Jede Idee durchläuft diese Phasen, beginnend mit der Vorstellung in einer Besprechung, über die Erprobung, bis hin zur Fertigstellung oder Neubewertung je nach Ergebnis der Implementierung.

Digitale Tools unterstützen bei der Prozessoptimierung

Digitale Tools zur Vereinfachung von Prozessen in Arztpraxen sind ein entscheidender Faktor in der Implementierung von Lean Healthcare:

  • Online-Terminvergabe:
    Patienten buchen bequem und effizient ihre Termine und vermeiden so lange Wartezeiten in der Telefonanlage. Das Praxisteam ist durch die Online-Terminvergabe mit dubidoc entlastet und kann sich um wichtige Tätigkeiten kümmern.

  • Online-Terminkalender:
    Definieren Sie mit dubidoc Ihre eigenen Terminarten und nutzen Sie unsere digitale Lösung, um Ihre Abrechnung zu vereinfachen.

  • Digitales Wartezimmer:
    Das digitale Wartezimmer von dubidoc wird einfach in das PVS integriert und trägt signifikant zur Optimierung von Patientenströmen bei. Gleichzeitig steigt die Patientenzufriedenheit, da die Wartezeiten minimiert werden oder nach persönlichen Vorlieben genutzt werden können.

  • Digitale Anamnesebögen:
    Der Einsatz von digitalen Anamnesebögen ermöglicht es Patienten, ihre Informationen vor dem Besuch zu übermitteln, was zu einer maßgeblichen Reduktion der Wartezeiten in der Praxis und einer besseren Vorbereitung des medizinischen Personals führt. Profitieren Sie von einer effizienten Patientenaufnahme mit dubidoc und unserem Kooperationspartner Idana.

  • Self-Check-in:
    Der Self-Check-in ermöglicht eine schnelle Registrierung bei der Ankunft, was administrative Prozesse vereinfacht und somit dem Praxisteam mehr Zeit für die direkte Patientenversorgung gibt.

Fazit: Lean Healthcare Management – kleine Maßnahmen zeigen große Wirkung

Lean Healthcare Management stellt eine effektive Antwort auf die vielschichtigen Herausforderungen im Gesundheitswesen dar. Es ermöglicht Praxen, sich durch erhöhte Qualität und Effizienz positiv zu differenzieren und im Wettbewerb um Fachkräfte zu bestehen. Durch die Identifikation und Elimination von Verschwendungen werden Prozesse verschlankt. Gleichzeitig ist Lean Healthcare geprägt durch einen partizipativen Führungsstil, der denMitarbeitenden eine hohe Eigenverantwortung und Mitentscheidung überträgt. Für zeitgemäße Praxen ist die Lean Philosophie damit nicht nur eine Methode zur Prozessoptimierung, sondern ein wesentlicher Bestandteil einer modernen, patientenzentrierten und mitarbeiterorientierten Praxisführung.

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